Política de Gestión Documental y de Archivo

Dirección

Aulario María de Guzmán (antigua Facultad de Documentación). C/ San Cirilo, s/n. Planta sótano. 28804 Alcalá de Henares (Madrid)

Teléfono

918855002Fax:918852413

Correo electrónico

Las distintas unidades y órganos de la universidad remitirán al Archivo únicamente la documentación tramitada y que forme un expediente cerrado, transcurrido un plazo de cinco años.

Pasos para realizar una transferencia:

  1. Ordenar y seleccionar la documentación a remitir, meterla en carpetillas de archivo    (encargar a la Imprenta, cód. de producto 1014-1015), y éstas a su vez en cajas de archivo definitivo numeradas a lápiz, correspondiendo la numeración con la indicada en la hoja de transferencia. Deben eliminarse documentos duplicados, postit, folletos, fotocopias inútiles, elementos plásticos o metálicos (clips, fundas, separadores, etc.).
  2. Cumplimentar la Hoja de transferencia   , imprimirla para adjuntar en la Caja 1 de la transferencia, además de enviarla por correo electrónico a .
  3. Enviar las cajas:
    • Hasta 10 cajas por correo interno
    • Más de 10 cajas: por la empresa de mudanzas
  4. Documentación a intercalar: exclusivamente para expedientes que ya están en el Archivo, deberá tener la localización correspondiente del expediente al que se va a incorporar, es decir su número de caja y carpeta (xxxxx/xx), que aparece en la hoja de transferencia firmada. Si la documentación estuviera pendiente de describir, se indicará la fecha del envío de dicha transferencia y todos los datos posibles. Si existiera más de un documento relativo al mismo expediente, se deberán agrupar en carpetillas e identificarlo correctamente. El Archivo Universitario no asume la intercalación de documentos en expedientes que están en la unidad productora o son enviados en la misma transferencia.
  5. Firma de la hoja de transferencias: cuando el Archivo termina el proceso de descripción e instalación enviará el documento PDF al responsable por Portafirmas corporativo. Si no tiene el certificado digital o acceso al Portafirmas, se puede imprimir la última hoja con pie de firma, pone firma manuscrita, escanearla y la envía por correo electrónico a ; el AU firmará con certificado y la devolverá al responsable del servicio.
  6. Tanto el AU como el servicio productor archivarán la hoja de transferencia definitiva en una carpeta/directorio compartida del propio servicio, con sus correspondientes certificados y CSV. La firma manual o electrónica sólo deberá hacerse cuando ya la hoja está cumplimentada completamente por las dos partes: servicio productor/Archivo.

No se admitirán envíos de documentación al Archivo sin aviso previo o sin la Hoja de transferencia correspondiente.

Más información: Manual de procedimientos del AUAH

Fecha de última actualización de esta sección: lunes 25 de noviembre de 2019
Fecha de última actualización del portal: jueves 13 de enero de 2022